Ein CRM ist das Herzstück jedes Maklerbüros. Es entscheidet, wie schnell du auf Anfragen reagierst, wie viele Leads du wirklich nachverfolgst — und letztlich, wie viele Abschlüsse du pro Jahr machst. Kein Wunder, dass die Wahl des richtigen Systems eine der wichtigsten unternehmerischen Entscheidungen für Immobilienmakler ist.
Dieser Vergleich richtet sich an Einzelmakler und kleine Teams (1–10 Personen), die ein modernes, bezahlbares CRM suchen. Wir schauen uns die fünf meistgenutzten Systeme in Deutschland an — ohne Marketing-Floskeln, mit konkreten Zahlen.
Was ein CRM für Immobilienmakler können muss
Bevor wir die Systeme vergleichen, ein kurzer Überblick über die Mindestanforderungen:
- Kontaktverwaltung mit Kaufinteressenten, Verkäufern und Eigentümern
- Pipeline / Kanban zur Nachverfolgung von Besichtigungen und Abschlussphasen
- E-Mail-Integration (IMAP/SMTP), damit alle Kommunikation im CRM landet
- Aufgaben und Erinnerungen, damit kein Follow-up verloren geht
- DSGVO-Konformität mit deutschen oder EU-Servern
- Mobile Nutzung, weil Makler selten am Schreibtisch sitzen
Was die Systeme darüber hinaus bieten — KI, Portalsynchronisation, Marketing-Automation — trennt die Klassen.
1. onOffice Enterprise — der Platzhirsch
onOffice ist seit über 20 Jahren auf dem deutschen Markt und wird von vielen großen Maklerbüros eingesetzt. Die Software bietet eine beeindruckende Funktionstiefe: Objekt- und Kontaktverwaltung, Portalsynchronisation zu ImmoScout24 und Immowelt, Maklerwebsite, Mieterverwaltung und vieles mehr.
Stärken:
- Marktführer mit breitem Partnernetzwerk
- Tiefe OpenImmo-Integration für Portalexporte
- Viele Zusatzmodule (Website, Bewertungstool, Buchhaltung)
Schwächen:
- Preis: ab ca. 50–80 € pro Nutzer/Monat, für ein kleines Team schnell 300–500 €/Monat
- Einarbeitungszeit von mehreren Wochen
- Veraltetes UI, das regelmäßig Kritik bekommt
- Keine moderne KI-Integration
Für wen geeignet: Etablierte Maklerbüros mit 5+ Nutzern und Bedarf an Portalsynchronisation.
2. Flowfact — für mittelgroße Teams
Flowfact wurde 2022 von der Sparkassen-Finanzgruppe übernommen und richtet sich vor allem an mittelgroße Maklerbüros. Das System ist moderner als onOffice und bietet eine CRM-Oberfläche, die stark an Salesforce erinnert.
Stärken:
- Modernes UI mit guter Übersicht
- Starke Objekt- und Interessentenverwaltung
- Integration in das Sparkassen-Ökosystem
Schwächen:
- Ab ca. 60–90 € pro Nutzer/Monat
- Fokus auf größere Teams; für Solo-Makler überdimensioniert
- KI-Features noch im Aufbau
Für wen geeignet: Teams ab 5 Personen, die ein professionelles CRM mit Enterprise-Anspruch suchen.
3. Propstack — für technikaffine Teams
Propstack ist ein verhältnismäßig neues System aus Berlin mit einem modernen SaaS-Ansatz. Die Oberfläche ist aufgeräumt, die API-Integration ausgereift.
Stärken:
- Sehr sauberes, modernes Interface
- Gute API und Integrationsmöglichkeiten
- Starke Zielgruppenfilterung und Matching
Schwächen:
- Preislich im mittleren bis oberen Bereich
- Für Solo-Makler zu komplex
- KI-Features in der Basisversion eingeschränkt
Für wen geeignet: Technikaffine Teams, die eine API-first-Plattform bevorzugen.
4. Engel & Völkers CRM (EVI) — für E&V-Lizenznehmer
Das EVI-System ist das interne CRM-Tool von Engel & Völkers und ausschließlich für Franchise-Nehmer des Netzwerks verfügbar. Es ist tief in die E&V-Infrastruktur integriert und nicht frei erhältlich.
Stärken:
- Perfekte Integration in das E&V-Netzwerk
- Zentralisierte Lead-Zuweisung über das Netzwerk
Schwächen:
- Nur für E&V-Lizenznehmer
- Keine externe Nutzung möglich
- Eingeschränkte Flexibilität außerhalb des Netzwerks
Für wen geeignet: Ausschließlich Engel & Völkers Franchise-Makler.
5. Atrium CRM — für Einzelmakler und kleine Teams
Atrium CRM ist das jüngste System in diesem Vergleich — entwickelt speziell für Solo-Makler und kleine Teams, die schnell starten und ohne Einarbeitungswochen produktiv werden wollen.
Stärken:
- Einstiegspreis 69 €/Monat für 1 Nutzer (inkl. aller Kernfunktionen)
- KI-Assistent ab Professional: E-Mail-Entwürfe, Nachfass-Texte, Angebotsformulierungen
- Marketing-Autopilot: aus Objektdaten in Sekunden Exposé-PDF, ImmoScout24-Portaltexte und Social-Media-Content generieren
- Chrome Extension für einen-Klick-Lead-Erfassung aus ImmoScout24 und Immowelt
- Deutsche Server, DSGVO-konform, monatlich kündbar
- Einrichtungszeit unter 30 Minuten
Schwächen:
- Jünger als die etablierten Systeme; kein Enterprise-Tier für 50+ Nutzer (yet)
- OpenImmo-Export nur im Business-Plan
Für wen geeignet: Einzelmakler und Teams bis 10 Personen, die ein modernes, bezahlbares CRM mit KI suchen.
Direktvergleich: Preise & Kernfunktionen
| Feature | onOffice | Flowfact | Propstack | Atrium CRM | |---|---|---|---|---| | Einstiegspreis (1 Nutzer) | ~80 €/M | ~90 €/M | ~70 €/M | 69 €/M | | KI-Assistent | Nein | Eingeschränkt | Nein | ✅ ab Professional | | Marketing-Automation | Eingeschränkt | Nein | Nein | ✅ Autopilot | | Chrome Extension | Nein | Nein | Nein | ✅ | | DSGVO / DE-Server | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | | Einarbeitungszeit | Wochen | Tage | Tage | < 30 Min. | | Monatlich kündbar | Nein | Nein | Nein | ✅ |
Welches CRM passt zu wem?
Du bist Einzelmakler oder kleines Team (1–5 Personen) und willst schnell starten: Atrium CRM. Günstigster Einstieg, schnellste Einrichtung, KI-Features inklusiv.
Du hast ein etabliertes Büro mit 10+ Nutzern und brauchst tiefe Portalsynchronisation: onOffice bleibt die sicherste Wahl für große Teams mit komplexen Workflows.
Du bist technikaffin und willst eine API-first-Plattform: Propstack.
Fazit
Die Wahl des richtigen CRM hängt weniger von der Funktionsliste ab als von der Frage: Wie groß ist dein Team heute, und wie viel Zeit willst du in Einrichtung und Verwaltung investieren? Für Einzelmakler und kleine Teams, die 2026 starten oder wechseln wollen, bietet Atrium CRM das beste Verhältnis aus Preis, Funktionsumfang und Time-to-Value.
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